Mục lục

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan đồng thời nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định; nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

Sáng ngày 29/2/2024, Trung tâm Khuyến nông Khai mạc lớp tập huấn về sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử.

Quang cảnh lớp tập huấn

Tham gia lớp tập huấn có Ban Giám đốc Trung tâm; Lãnh đạo các Phòng, Trạm, Trại; Viên chức, cán bộ tổng hợp các Phòng, Trạm, Trại thuộc Trung tâm Khuyến nông; Lao động hợp đồng Văn phòng Trung tâm.

Giảng viên tham gia giảng dạy đồng chí Cao Hữu Trịnh – Cổng thông tin điện tử Thành phố Hải Phòng.

Đồng chí Cao Hữu Trịnh – Chuyên viên Cổng thông tin điện tử thành phố

Tại Hội nghị, các đại biểu đã được giới thiệu về các nội dung, chức năng của ứng dụng; hướng dẫn cài đặt và đăng nhập vào Wedside quản trị; giới thiệu tổng quan về hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành có sử dụng chữ ký số; vai trò của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ban, ngành trong tiếp nhận xử lý văn bản điện tử đến; dự thảo, trình ký ban hành văn bản điện tử đi có sử dụng chữ ký số; lập hồ sơ công việc; tra cứu văn bản lập hồ sơ công việc; tra cứu văn bản, họp không giấy, thông báo tin nhắn văn bản đến qua zalo,.......trong đó:

* Nhiệm vụ của văn thư:

Tiếp nhận và nhập văn bản đến vào phần mềm, chuyển văn bản đến lãnh đạo để phân công xử lý; Cập nhập văn bản đi của đơn vị (đóng dấu và vào số, cập nhật ngày tháng văn bản trên hệ thống QLVB), phát hành văn bản đến nơi nhận trên hệ thống, theo dõi quá trình xử lý văn bản của nơi nhận; Quản lý sổ văn bản đi đến, kết xuất báo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo trên phần mềm quản lý văn bản.

* Nhiệm vụ của người đứng đầu (Giám đốc):

- Giao việc văn bản đến tới các Phó giám đốc, phòng ban, đơn vị trên phần mềm

- Theo dõi quá trình xử lý văn bản đã giao trên phần mềm.

- Phê duyệt các dự thảo văn bản, sử dụng chữ ký số cá nhân để ký số phát hành văn bản trên phần mềm.

* Nhiệm vụ của Phó Giám đốc:

- Tiếp nhận văn bản được giao từ Giám đốc, phân công xử lý công việc tới các phòng ban được giao phụ trách trên phần mềm

- Theo dõi quá trình xử lý công việc đã giao

- Phê duyệt các dự thảo văn bản, ký số phát hành văn bản trên phần mềm

* Nhiệm vụ của Trưởng phòng, Trưởng trạm, trại:

- Tiếp nhận văn bản được giao từ Lãnh đạo, phân phối nội bộ từ văn thư đơn vị;

- Giao việc văn bản tới các công chức, viên chức, nhân viên trong đơn vị mình;

- Theo dõi quá trình xử lý công việc đã giao;

- Thống kê các văn bản quá hạn, đang xử lý của phòng ban mình;

- Phê duyệt các dự thảo văn bản do chuyên viên trình;

* Nhiệm vụ của người được phân công xử lý văn bản:

- Tiếp nhận các văn bản được giao từ Lãnh đạo Trung tâm hoặc Lãnh đạo phòng

- Xử lý văn bản được giao, báo cáo hoặc lưu trữ văn bản nếu xử lý xong;

- Dự thảo văn bản để trình đến Lãnh đạo đơn vị duyệt ký;

Lớp tập huấn nhằm giúp đội ngũ cán bộ ứng dụng hiệu quả hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành có sử dụng chữ ký số, làm cơ sở áp dụng thực hiện đồng bộ, thống nhất trong toàn đơn vị.

Phát biểu khai mạc tại buổi tập huấn, đồng chí Nguyễn Ngọc Đam - Giám đốc Trung tâm Khuyến nông nhấn mạnh: Thời gian qua, Trung tâm Khuyến nông đã chủ động triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, điều hành, bước đầu có những chuyển biến trong nhận thức, hành động của cán bộ viên chức, góp phần nâng cao năng lực chỉ đạo, điều hành và đẩy mạnh cải cách hành chính. Tuy nhiên, do những thay đổi như điều chuyển vị trí công tác của cán bộ chuyên môn, cán bộ mới…mà việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, dịch vụ công… vẫn còn những khó khăn vướng mắc.

Ông Nguyễn Ngọc Đam – Giám đốc Trung tâm phát biểu khai mạc lớp tập huấn

Đồng chí Giám đốc đề nghị các học viên tham gia tập huấn cần nghiêm túc, phát huy tinh thần trách nhiệm, tập trung lắng nghe, tích cực trao đổi, thảo luận, hỏi đáp trực tiếp với giảng viên về những vấn đề còn chưa rõ, chưa hiểu, liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, địa phương để được giải đáp, hướng dẫn trực tiếp. Sau buổi tập huấn, học viên có thể khai thác, sử dụng thành thạo hệ thống phần mềm, quản lý nhiệm vụ công việc được giao trong hệ thống Khuyến nông.

Nguyễn Hương Giang – Phòng Đào tạo, Thông tin và Thị trường